シングルタスクに変えよう!

今回は、以前書いた下記の記事に続き、シングルタスカーになるために弊社で取り組んでいることをお伝えします。
前回、Daigoさんの動画を見て驚愕し、シングルタスカーになるために努力しています。

タスク処理の話

まず、下記の写真をご覧ください。
ぼかしていますが、なにかわかりますでしょうか?

こちらは、弊社の壁なのですが、そこにメンバー毎に色分けをし、タスクを付箋紙に書き張り出しています。
※壁の下の領域はタスクの話ではないので、こちらでは割愛します。

まず知っておいてほしいのは、タスクを実行するにあたり、”緊急度”と”重要度”で4つの分類に分けて処理を行う時間管理マトリクスというフレームワークです。こちらはコンサル企業では取り入れられているような手法の一つです。
※知ってるよ―という方もいると思いますが、後半にこちらを応用して実践している話をしますのであしからず。


※sbcrより画像抜粋
https://online.sbcr.jp/2014/09/003805.html

第1領域である【緊急度=高/重要度=高】からタスク(仕事)を行うことをしがちですが、実はこれは誤った選択。
第2領域である【緊急度=低/重要度=高】から着手していくことが大切であるという話です。

なぜかというと、【緊急度=高/重要度=高】を常にやっていると、緊急度が低かった仕事の緊急度が高まり、いつまで立ってもタスクに追われてしまうという状態が続くからです。こなしてもこなしても常にタスクに追われていることってないですか?実はこれが原因の一つです。

なので、第2の領域から着手していきましょう。

タスク処理のちょっとした応用

冒頭でお見せした壁の写真、実はよーく見ると重要度に関しての軸を入れていません。

実は、4軸に分類してタスク(仕事)を行おうとすると大変なんです。考え方にはすごく共感できるのですが、運用にのらない。そして、そもそも我々に重要ではない仕事は存在するの?ということで、全て重要である!ということで重要度軸を取っ払いました。

こうすることによって、緊急度だけでタスクを評価できるので、運用としてはスムーズになりました。弊社では、緊急度の高/中/低で分けて対応するようにしています。

シングルタスクの手法

ここまでは、タスクそもそもの処理の仕方でしたが、ここからがシングルタスカーへの道。

以下の写真は私のデスクなのですが、先程の壁に貼ったタスクを一つもってきて、ミニクリップに挟んでいます。ミニクリップに挟んでいる付箋のタスクを行っているという状態です。完了後は、壁にある完了欄にタスクを移動させます。

こちらは他のメンバーも実践しているのですが、

1.現在行っているタスクが見える化され、一つに集中できる
2.他のメンバーが何を行っているのかがわかる
3.仕事に集中させてあげよう。という心遣いにつながる

というような仕組みになっています。
結果的に、仕事に集中でき業務効率が格段に上がっています。

おわりに

いかがだったでしょうか?

こちらの仕組みを取り入れることで、シングルタスカーに一歩近づきます。
他にも会議体の中で議題に集中できる「パーキングロッド法」という手法もあるのですが、こちらはまた別の機会に。

タスクをノートに書く、Trello (トレロ)などのタスク管理ツールなどを使うことも今ままでやってきましたが、書き出して張り出すのが一番効率がいい、そして気持ちが上がる!

そして、今回の内容はもちろん一人でも取り組める内容ですが、チームで取り組むと副産物として良い意味で競争が生まれます。
『Silicon Valley』というシリコンバレーでのITスタートアップ起業の海外ドラマがあるのですが、こちらでも同じようにシステム開発のタスク管理を行っており、競争が生まれておりました。

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